Concepto de Administración

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República Bolivariana de Venezuela

Ministerio del poder popular para la educaciónMaracaibo, 10 de Diciembre, 2017

Unidad I: Conceptos fundamentales de la administración

Realizado por:

Anderson Urribarri

CI: 25.979.446

                          Carrera: 47#

Sección: A Nocturno

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Esquema 

1 . Administración

2 . Tipos de administración
3 . Departamentalización
4 . Tipos de departamentalización
5 . Organización
6 . Características de una organización
7 . Tipos de organización
8 . Tipos de estructuras organizacionales

Administración: Su palabra proviene del latín ad–ministrare, que significa “estar bajo el mando del otro, prestar un servicio”. Es el conjunto de funciones cuya finalidad es administrar, es considerada la técnica que busca obtener resultados de máxima eficiencia, por medio de la coordinación de las personas, cosas y sistemas que forman una organización o entidad.

 Tipos de administración:

•     La administración pública es establecida por el gobierno para la prestación de un servicio considerado de alto interés para el país, con la finalidad de no obtener bienes o dinero. Esta entidad no puede tener fines lucrativos, por lo cual es obligación del gobierno darles fondos para subsistir. Uno ejemplo de ello puede ser los hospitales públicos, el alumbrado público, las aceras, etc.
• • La administración privada es la entidad con fines lucrativos, la cual tiene ingresos gracias al giro de dicha entidad. Y consta de prestar un servicio o de realizar una producción para la comunidad pero de manera indirecta. Como esta entidad consta de la toma de decisiones propias, sin la intervención del gobierno como en la administración pública. Por ejemplo, un hospital privado, Telcel, Telmex, Electra, etc.

Departamentalización: Es la división y el agrupamiento de las funciones y actividades en unidades específicas, con base en su similitud. Al departamentalizar, es conveniente observar la siguiente secuencia:

• Listar todas las funciones de la empresa.

• Clasificarlas.

• Agruparlas según un orden jerárquico.

• Asignar actividades a cada una de las áreas agrupadas.

• Especificar las relaciones de autoridad, responsabilidad, y obligación entre las funciones y los puestos.

• Establecer líneas de comunicación e interrelación entre los departamentos.

• El tamaño, la existencia y el tipo de organización de un departamento deberán relacionarse con el tamaño y las necesidades específicas de la empresa y las funciones involucradas.

• tipos de departamentalización:

 1. Funcional: Es común en las empresas industriales; consiste en agrupar las actividades análogas según su función principal.

2. Por producto: Es característica de las empresas fabricantes de diversas líneas de productos, la departamentalización se hace en base a un producto o grupo de productos relacionados entre si.

3. Geográfica o por Territorios: En este caso la departamentalización se realiza en base a las zonas geográficas en las que se encuentra presente la empresa.

4. Por clientes: Por lo general se aplica en empresas comerciales, principalmente almacenes, y su función consiste en crear unidades cuyo interés primordial es servir a los distintos compradores o clientes.

5. Por Proceso o Equipo: En la industria, el agrupamiento de equipos en distintos departamentos reportará eficiencia y ahorro de tiempo; así como también en una planta automotriz, la agrupación por proceso.

6. Por Secuencia: Es utilizada en empresas productoras que trabajan sin interrupción los tres turnos, para controlar cada uno de los turnos; o cuando se trate de labores que manejen una gran cantidad de números o letras.

Organización: Una organización es un sistema social, formado con el fin de alcanzar un mismo objetivo en común. Como todo sistema, éste puede contar con subsistemas internos, que tengan asignados tareas específicas.

La organización, palabra que deriva del griego “órganon”, consta de un grupo de personas enfocadas en un objetivo en común a lograr. Esta organización sólo puede funcionar y ser real si, entre las personas que la componen, existe la comunicación y la intención de actuar coordinadamente hacia las metas u objetivos a cumplir. Se plantean normas, las cuales la organización adopta y ayudan a lograr la misión.

Características de una organización:

1. Objetivos concretos

Las organizaciones tienen metas u objetivos hacia los cuales se dirige la actividad de la organización, y estos nunca deben ser perdidos de vista.

2. División del trabajo

La idea en toda organización es potenciar las capacidades y trabajar mancomunadamente, para ello es preciso definir roles y responsabilidades para cada integrante de la organización.

3. Perduran en el tiempo

En general las organizaciones se proyectan con una visión que va más allá de un objetivo puntual, ya que hay acciones que deben sostenerse en el tiempo para crear conciencia y provocar un cambio de fondo.

4. Dinámicas

Si bien las organizaciones perduran en el tiempo, a menudo requieren ajustes para adaptarse a una realidad cambiante, como la que caracteriza a estos tiempos.

5. Diversos niveles de complejidad

Las organizaciones pueden tener una estructura relativamente simple (por ejemplo: una salita de primeros auxilios), o una estructura muy compleja, con muchos empleados, sucursales en distintos lugares, contadores, abogados, etc. (por ejemplo, un banco).

6. Son sistemas sociales

En toda organización cada persona asume un rol específico asociado a la actividad que se compromete a desempeñar. Esto significa que deben existir algunas personas que determinen previamente cuáles van a ser las tareas que se realizarán y cuáles serán los mecanismos de control, así como quiénes serán los encargados de efectuarlo. En las organizaciones es fundamental que se respeten siempre ciertos principios de convivencia humana.

7. Pueden adoptar personería jurídica

Aunque las organizaciones pueden surgir de manera más bien informal y mantenerse así por tiempo indeterminado, es recomendable que obtengan lo que se llama personería jurídica. Así, quedan bien delimitados sus derechos y obligaciones como institución frente a todos los ciudadanos y puede ser representada judicial y extrajudicialmente.

La personería jurídica se tramita en el Ministerio de Justicia, y las organizaciones pueden inscribirse bajo diferentes categorías (asociación civil, fundación, organización no gubernamental u ONG, sociedad anónima, etc.).

8. Tipos de organización

• Entidades del estado: ministerios, secretarías, entes recaudadores
• Corporaciones privadas (holdings, sociedades anónimas): empresas, negocios, fábricas
• Asociaciones civiles: se mantienen con el aporte de socios, a menudo también tienen auspiciantes
• Fundaciones y ONG: se mantienen con el aporte de benefactores y auspiciantes

9. Disponen de distintos recursos

• Humanos: Son las personas que están dispuestas a trabajar en la organización, aportando su tiempo y su esfuerzo físico e intelectual, que implica ideas, conocimientos, experiencias previas. El recurso humano siempre está presente en una organización.
• Materiales: Son los medios físicos que utiliza la organización para llevar adelante su actividad; puede incluir vehículos, computadoras, fotocopiadoras, locales, herramientas,
• Financieros: No siempre son necesarios; se incluyen allí préstamos, créditos, emisión de títulos bonos, etc.

10. Se ajustan a diferentes modelos

En lo que a la operatividad se refiere, las organizaciones formales responden por lo general a algunos de los modelos siguientes:

• Lineal o militar:
• Funcional o tipo Taylor:
• Línea-staff:
• Por comités:

Tipos de organización:

• Organización formal

Es un sistema de tareas bien definidas, cada una de estas tiene en sí una determinada cantidad especifica de autoridad, responsabilidad y deber de rendir cuentas.

Esta organización facilita la determinación de objetivos y políticas, es una forma de organización fija y predecible, lo que permite a la empresa anticipar sus futuros logros.

• Organización Lineal

Es una organización muy simple y de conformación piramidal, donde cada jefe recibe y transmite todo lo que sucede en su área, cada vez que las líneas de
comunicación son rígidamente establecida.

Tiene una organización básica o primaria y forma un fundamento de la organización. Sus características las pasaremos a enunciar a continuación.

• Autoridad lineal y única: Es la autoridad del superior sobre los subordinados. Cada subordinado se reporta solamente a su superior, tiene un solo jefe y no recibe ordenes de ningún otro.
• Líneas formales de comunicación: La comunicación se establece a través de las líneas existentes en el organigrama. Cada superior centraliza las comunicaciones en línea ascendente de los subordinados.
• Centralización de las decisiones: Su característica es el desdoblamiento y convergencia de la autoridad hacia la cúspide de la organización. Solo existe una autoridad suprema que centraliza todas las decisiones y controla la organización.

• Organización interna

La organización interna es fundamental para que se optimicen los recursos existentes y la misión se pueda llevar a cabo con mayor facilidad. 

• Organización informal

La organización informal es la estructura social que regula la forma de trabajar dentro de una organización en la práctica. Es el conjunto de comportamientos, interacciones, normas, relaciones personales y profesionales a través del cual el trabajo se hace y se construyen las relaciones entre las personas que comparten una organización común. Se compone de un conjunto dinámico de relaciones personales, las redes sociales, comunidades de interés común, y las fuentes de motivación emocional. La organización informal se desarrolla orgánicamente y de manera espontánea en respuesta a cambios en el entorno de trabajo, el flujo de personas , y la compleja dinámica social de sus miembros.

• Organización funcional

El principio fundamental es el Staff.

Este tipo de organización se sustituyó en la organización lineal por la funcional en la que cada operario pasa a reportar, no solo a su jefe superior, sino
a varios, pero cada uno en su especialidad.

  Las características principales de la organización funcional son:

1. Autoridad funcional o dividida: Esta se basa en la especialización, es autoridad de conocimiento y se expande a toda la organización.
2. Línea directa de comunicación: Las comunicaciones son efectuadas directamente sin necesidad de intermediarios.
3. Descentralización de las decisiones: No es la jerarquía sino la especialidad quien promueve las decisiones.
4. Enfasis en la especialización: Cada órgano o cargo contribuye con su especialidad a la organización.

• Organización mixta

Es una mezcla de la función lineal y de la funcional.
En la práctica se basa en una estructura de organización lineal por departamentos a los que se agregan unos asesores-especialistas que están a las órdenes de los jefes. El único inconveniente que pueda presentar es la posibilidad de confusión entre la opinión de los asesores y las órdenes de los jefes.

Este tipo de organización trata de recoger las ventajas de ambos extremos (organización funcional y organización en equipos de proyectos), pero que desgraciadamente también recoge sus inconvenientes.

La organización establece dos grandes áreas, una dedicada a equipos de proyecto y otra dedicada a las unidades funcionales o centro de responsabilidad. Las unidades funcionales realizan todas las actividades técnicas, tanto en las operaciones normales de la empresa, como en los nuevos proyectos.

Para cada proyecto, el equipo respectivo recibirá la ayuda de los distintos técnicos que necesite, procedentes de los departamentos, que realizan la parte de trabajo que les haya sido encomendada.

• Organización jerárquica

Una organización jerárquica (estructura organizativa vertical) es una estructura organizativa donde cada entidad en la organización, excepto uno, está subordinada a una entidad única. Este acuerdo es una forma de una jerarquía. En una organización, la jerarquía está formada normalmente por un grupo singular y de poder en la parte superior con los niveles posteriores por debajo de ellos. Este es el modo dominante de organización entre las grandes organizaciones; mayoría de las empresas, los gobiernos y las religiones organizadas son las organizaciones jerárquicas, con diferentes niveles de gestión, poder o autoridad.

Por ejemplo, la amplia visión general de alto nivel de la organización general de la Iglesia Católica está formado por el Papa, a continuación, los Cardenales, a continuación, los arzobispos, y así sucesivamente.

Tipos de estructuras organizacionales

• Estructura por proyecto: En esta estructura, las distintas áreas funcionales tienden a desaparecer, y se concentran todos los recursos bajo un mismo proyecto, donde cada uno cumple un rol específico. Hay un solo gran jefe, el jefe de proyectos, que dirige de esta manera los esfuerzos de todos los recursos para conseguir los resultados del proyecto.

• Estructura Staff: Este tipo de organización no disfruta de autoridad de línea o poder de imponer decisiones, surge como consecuencia de las grandes empresas y del avance de la tecnología, proporciona información experta y de asesoría.

• Estructura por comités: 

Consiste en asignar los diversos asuntos administrativos a un cuerpo de personas que se reúnen para discutirlos y tomar una decisión en conjunto.

Clasificación:

- Directivo; Representa a los accionistas de una empresa.

- Ejecutivo; Es nombrado por el comité directivo para que se ejecuten los acuerdos que ellos toman.

- Vigilancia; Personal de confianza que se encarga de inspeccionar la labores de los empleados de la empresa.

- Consultivo; Integrado por especialistas que por sus conocimientos emiten dictámenes sobre asuntos que les son consultados.

• Estructura Matricial:

Consiste en combinar la departamentalización por productos con la de funciones, se distingue de otros tipos de organización porque se abandona el principio de la unidad de mando o de dos jefes.

La estructura matricial se denomina en ocasiones sistema de mandos múltiples.Una organización con una estructura matricial cuenta con dos tipos de estructura simultáneamente. Los empleados tienen, de hecho, dos jefes; es decir, trabajan con dos cadenas de mando. Una cadena de mando es la de funciones o divisiones, el tipo que se diagrama en forma vertical en las gráficas que anteceden. El segundo es una disposición horizontal que combina al personal de diversas divisiones o departamentos funcionales para formar un equipo de proyecto o negocio, encabezado por un gerente de proyecto o un grupo, que es experto en el campo de especialización asignado al equipo.

Origen

La administración remota desde nuestros orígenes, ya que desde nuestra existencia el hombre ha tenido la necesidad de buscar los medios para cubrir sus carencias. Y desde entonces el hombre tuvo necesidades que satisfacer, donde empleaba todos los recursos que estaban a su alcance para construir y desarrollarse, y cayó en un sistema administrativo sin conocimiento del mismo.

A lo largo de nuestra historia podemos visualizar como ha ido cambiando y evolucionando el concepto de administración.

En éste trabajo hacemos un gran recorrido en las mentes y personajes más destacados en el campo de la administración.

Existen diferentes enfoques que han ido cambiando poco a poco el término de administración, pues con sus aportaciones ahora tenemos una gama más amplia de herramientas útiles para llevar a cabo la administración en alguna empresa, industria u organización sin importar el giro.

Hace miles de años, el hombre primitivo tuvo que planificar su cacería para cubrir sus necesidades básicas tales como construir para vivir, comer, y subsistir. Y así es como nace la administración, pues a través de sus errores llegó a conclusiones sobre cómo organizarse para producir todo aquellos que necesitada, y así se creó un método el cual pasaba de generación en generación, donde en base a la experiencia y el pasar de los años éste método se nutría de mejoras.

En ésta época donde el hombre construía todo aquello que producía se observan conductas y actos administrativos tales como: organización, liderazgo y trabajo en equipo.

Con la transición de la vida primitiva y el renacimiento de las nuevas civilizaciones éstos métodos se desarrollaron en estructuras y organizaciones sociales.

En el año 1469 nace Nicolás Maquiavelo autor de la obra el príncipe. Destacado diplomático y Creador de la milicia nacional en Florencia en el año 15001. Desde el punto de vista de la administración Maquiavelo marcó la pauto y aplicó sus principios administrativos en el manejo de las fuerzas para defender el estado. El no creía que necesitaba de destacados mercenarios o reclutar a aquellos que defendían a quienes les convenían más sino que el consideraba más conveniente dejar éstas barreras y crear u propio ejército.

Un grupo muy representativo para la organización fue la organización militar quienes dejaron su legado en las bases de la administración moderna. La milicia tuvo 4 grandes aportaciones en el campo de la administración que mencionaré a continuación:

1. Estructura jerárquica y la división por tramos cortos de mando
2. Autoridad Lineal
3. Disciplina rígida del acatamiento de las órdenes sin discusión
4. Términos antes restringidos al uso militar utilizados en la teoría administrativa clásica.

En la edad contemporánea Se consolida la administración como ciencia y se pone en práctica a través de grandes portadores de las diferentes escuelas administrativas y aplicables a los diversos campos de la industria.